V. Dane osobowe

I. Postanowienia Ogólne

  1. Organizatorem Konkursu „KRYSZTAŁY PR-u” jest Grupa PRC Holding Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, przy ul. Chłodnej 2 – Organizator Konferencji PR w Samorządzie i Administracji Państwowej.
  2. Celem Konkursu jest promowanie i nagradzanie najbardziej wartościowych inicjatyw Jednostek Samorządów Terytorialnych i Organów Administracji Państwowej jako inspiratorów nowatorskich i kreatywnych działań i rozwiązań, które umożliwiają przemiany.
  3. Udział w konkursie jest bezpłatny.
  4. Ogłoszenie o Konkursie wraz z niniejszym Regulaminem Konkursu zostanie opublikowane na stronach internetowych Konferencji PR w Samorządzie i Administracji Państwowej.
  5. Ostateczną decyzję w sprawie wyłonienia laureatów Konkursu podejmuje Kapituła Konkursu.
  6. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
    Regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin Konkursu;
    Formularzu – należy przez to rozumieć formularz rejestracyjny zgłoszenia do Konkursu.
    Rejestracji można dokonać na stronie www.rejestracja.madhost.atthost24.pl/wp_prwsam
    JST – należy przez to rozumieć jako Jednostkę Samorządu Terytorialnego
    OAP – należy przez to rozumieć jako Organ Administracji Państwowej
    SPS – należy przez to rozumieć jako Spółkę Samorządową
    Konkursie – należy przez to rozumieć konkurs ogłoszony zgodnie z niniejszym Regulaminem;
    Kapitule Konkursu – należy przez to rozumieć komisję złożoną z przedstawicieli organizatora Konferencji PR w Samorządzie i Administracji Państwowej oraz ekspertów zaproszonych przez organizatorów.

II. Zasady przeprowadzenia Konkursu

  1. Uczestnictwo podmiotu w Konkursie wymaga dokonania formalnego zgłoszenia.
  2. Organizator roześle drogą elektroniczną informację o Konkursie.  Formularz rejestracji jest dostępny stronie internetowej Konferencji: www.prwsamorządzie.pl
  3. Formalne zgłoszenie w ramach Konkursu dokonuje się poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego oraz przesłanie materiałów na adres organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3
  4. Konkurs obejmuje następujące kategorie konkursowe:
    • najlepszy wizerunek w mediach społecznościowych
      Kategoria ta obejmuje realizowane przez uprawnione podmioty projekty w zakresie promocji wizerunku w mediach społecznościowych. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest podanie linków do stron prowadzonych w mediach społecznościowych.
    • najlepszy film promocyjny
      Kategoria ta obejmuje wszystkie produkcje filmowe realizowane przez uprawnione podmioty w zakresie promocji JST lub OAP, w tym wydarzeń specjalnych. Kategoria ta nie obejmuje filmów promocyjnych dotyczących promocji projektów dofinansowanych z Unii Europejskiej. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest przesłanie materiału filmowego na płycie CD/DVD na adres Organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3.
    • najlepsza kreatywna kampania promocyjna
      Kategoria ta obejmuje wszelkie działania realizowane w ramach jednej kampanii promocyjnej prowadzone przez uprawnione podmioty. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest przesłanie wybranych przez Zgłaszającego materiałów promocyjnych na adres Organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3.
    • najlepsza event społeczny
      Kategoria ta obejmuje nieodpłatne wydarzenie organizowane dla mieszkańców przez uprawnione podmioty. Z tej kategorii zostały wyłączone eventy takie jak: dni miast, dożynki i projekty w budżecie powyżej 100 tys. zł. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest przesłanie wybranych przez Zgłaszającego materiałów promocyjnych na adres Organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3.
    • najlepsza gazeta miejska/biuletyn
      Kategoria ta obejmuje wszelkie wydawnictwa typu biuletyn wydawane przez uprawnione podmioty. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest przesłanie 3 najbardziej aktualnych numerów gazety miejskiej/biuletynu na adres Organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3.
    • najlepsza kampania informacyjno-promocyjna spółki samorządowej
      Kategoria ta obejmuje wszelkie działania realizowane w ramach jednej kampanii promocyjnej prowadzone przez uprawnione podmioty. Przy zgłoszeniu nominacji do tej kategorii wymagane jest przesłanie wybranych przez Zgłaszającego materiałów promocyjnych na adres Organizatora: Grupa PRC Holding Sp. z o.o., 41-250 Czeladź, ul. Szpitalna 3.
    • najlepsza kampania informacyjno-promocyjna, związana z pandemią COVID-19.                                                                 Kategoria ta obejmuje wszelkie działania realizowane w ramach jednej kampanii promocyjnej prowadzone przez uprawnione podmioty, związane z pandemią COVID-19.
  5. Podstawą kwalifikacji konkursowej w ramach wszystkich kategorii konkursowych, o których mowa powyżej, są informacje przekazane przez właściwe podmioty, dotyczące ich działalności w ciągu ostatnich dwóch pełnych lat kalendarzowych.
  6. W konkursie będą wyróżnione i nagrodzone podmioty, które najpełniej spełnią kryteria konkursowe.
  7. Kapituła Konkursu wyłoni Laureatów Konkursu biorąc pod uwagę następujące kryteria dla każdej z kategorii:
    • Kategoria 1: Najlepszy wizerunek w mediach społecznościowych
      Wśród kryteriów oceny wymienić należy:
      – liczba fanów, w tym liczba aktywnych fanów
      – liczba osób, które „o tym mówią”
      – liczba osób, które „były tutaj”
      Ponadto oceniane będą podejmowane działania mające na celu zaangażowanie fanów, np. konkursy oraz sposób promocji organizowanych wydarzeń specjalnych. Ocenione zostaną także wszelkie działania dodatkowe, takie jak: wykorzystywanie narzędzi oferowanych przez portale społecznościowe czy działania promocyjne mające na celu zachęcenie do aktywnego uczestnictwa w działaniach z zakresu social media podejmowanych przez miasto.
    • Kategoria 2: Najlepszy film promocyjny
      Ocenie poddane zostaną następujące elementy:
      – scenariusz
      – realizacja
      – innowacyjne rozwiązania
      – sposób dystrybucji filmów do mieszkańców
      – wartość artystyczna filmu
      – wartość informacyjna filmu
      – wartość promocyjna filmu
    • Kategoria 3: Najlepszy event społeczny
      Wśród kryteriów oceny wymienić należy:
      – oryginalność i pomysłowość
      – ekwiwalent reklamowy eventu
      – scenariusz eventu
      – materiały promocyjne/ sposoby promocji
    • Kategoria 4: Najlepsza kreatywna kampania promocyjna
      Ocenie poddane zostaną:
      – koncepcja
      – kreacja
      – spójność kampanii
      – adekwatność komunikatu do grupy docelowej
      – efekty kampanii
      – wybrane narzędzia
    • Kategoria 5: Najlepszy biuletyn miejski
      Ocenie poddane zostaną:
      – projekt i rozwiązania graficzne
      – tematyka
      – skład
      – rotacja tekstów
      – ciągłość na przestrzeni lat
      – użyteczność dla mieszkańców
      – najefektywniejsza kampania informacyjno-promocyjna spółki samorządowej
    • Kategoria 6: Najefektywniejsza kampania informacyjno-promocyjna spółki samorządowej
      Ocenie poddane zostaną:
      – koncepcja
      – kreacja
      – spójność kampanii
      – adekwatność komunikatu do grupy docelowej
      – efekty kampanii
      – wybrane narzędzia
      – efektywność kampanii
    • Kategoria 7: Najlepsza kampania informacyjno-promocyjna, związana z pandemią COVID-19.
      Ocenie poddane zostaną:
      – koncepcja
      – kreacja
      – spójność kampanii
      – adekwatność komunikatu do grupy docelowej
      – efekty kampanii
      – wybrane narzędzia
  8. W Konkursie, w każdej z kategorii konkursowych, przyznane zostaną następujące nagrody:
    – „KRYSZTAŁY PR-u” dla najlepszej JST/OAP/SPS
    – Wyróżnienia dla pozostałych przodujących 4 JST/OAS/SPS

III. Postanowienia końcowe

  1. Termin  nadsyłania prac do Konkursu upływa z dniem 09.05.2022 r.
    Materiały konkursowe należy przesyłać na adres:
    Grupa PRC Holding Sp. z o.o.
    ul. Szpitalna 3
    41-250 Czeladź
    O terminie wpływu formularzy do Organizatora Konkursu decyduje data stempla pocztowego.
  2. Klasyfikacja do Konkursu dokonywana jest na podstawie formularza rejestracyjnego.
  3. Decyzje Kapituły Konkursu są tajne, ostateczne i nie podlegają odwołaniu ani zaskarżeniu.
  4. Ogłoszenie wyników Konkursu nastąpi dn. 26.05.2022 r. podczas uroczystej Gali organizowanej w trakcie Konferencji PR w Samorządzie i Administracji Państwowej. Wyniki te zostaną następnie opublikowane na stronie internetowej Konferencji.
  5. Organizator Konkursu nie zwraca materiałów nadesłanych na konkurs.
  6. Organizator zastrzega sobie prawo do przetwarzania i udostępniania informacji, które są przedmiotem Konkursu w celu jego realizacji i w celach promocyjnych.
  7. Nadesłanie formularza zgłoszeniowego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu Konkursu.
  8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany kategorii konkursowych oraz zmiany niniejszego Regulaminu, bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji prawnych i finansowych w stosunku do uczestników Konkursu.
  9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyduje organizator Konkursu.

I. Postanowienia Ogólne

  1. Organizatorem Konferencji ”PR w Samorządzie i Administracji Państwowej” jest Grupa PRC Holding Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach przy ul. Chłodnej 2; wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Katowice – Wschód, Wydział VIII Gospodarczy pod numerem: KRS 0000756630 KRS 0000756630, NIP: 954-279-87-14, REGON: 381754838, zwana dalej „Organizatorem”
  2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
  1. Regulaminie – należny przez to rozumieć niniejszy regulamin Konferencji;
  2. Rejestracji – należy przez to rozumieć formularz rejestracji zgłoszenia do udziału w konferencji. Rejestracja dostępna jest pod adresem prwsamorzadzie.pl
  3. JST – należy przez to rozumieć jako Jednostkę Samorządu Terytorialnego
  4. OAP – należy przez to rozumieć jako Organ Administracji Państwowej
  5. UW– należy przez to rozumieć uczelnię wyższą
  6. SPS – należy przez to rozumieć jako Spółkę Samorządową
  7. Konferencji – należy przez to rozumieć konferencję ogłoszoną zgodnie z niniejszym Regulaminem;

 

  1. Konferencja odbędzie się w dniach 25-27 maja 2022 r w Wałbrzychu. Zgłoszeni uczestnicy zostaną zakwaterowani w Hotelu Aqua Zdrój. Zaplanowane programem prelekcje będą odbywać się w na salach konferencyjnych w Hotelu Aqua Zdrój.
  2. Rejestrację Uczestników Organizator rozpoczyna od dnia 19.01.2022 r. Rejestracja Uczestników trwać będzie do dnia 15.05.2022 r.
  3. Celem Konferencji jest przede wszystkim zapoznanie przedstawicieli jednostek terytorialnych i samorządowych z aktualną sytuacją w obszarze PR-u, marketingu i promocji. Program konferencji dostosowany jest do potrzeb rynkowych i wyzwań w obszarze PR-u, przed którymi stają samorządy w codziennej pracy.
  4. Konferencja odbywać się będzie zgodnie z „Programem Konferencji” zamieszczonym na stronie www.prwsamorzadzie.pl
  5. Udział w konferencji jest odpłatny. Cena za udział w konferencji obowiązuje za każdego zgłoszonego Uczestnika i jest uzależniona od wybranego „pakietu konferencji”.
  6. Niniejszy Regulamin zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji PR w Samorządzie i Administracji Państwowej.

II. Zasady udziału w konferencji

  1. W Konferencji mogą brać udział wyłącznie Uczestnicy, którymi są:
    • Pracownicy Jednostek Samorządowych wszystkich szczebli.
    • Radni Samorządów Gminnych, Powiatowych i Wojewódzkich
    • Pracownicy Samorządowych Jednostek Organizacyjnych
    • Pracownicy Zakładów Budżetowych
    • Pracownicy Spółek Samorządowych
    • Pracownicy Instytucji i Organizacji Samorządowych
    • Pracownicy Administracji Państwowej
    • Pracownicy Uczelni Wyższych
  2. Uczestnictwo podmiotu w Konferencji wymaga rejestracji online i uiszczenia opłaty, zgodnie z wybranym „pakietem konferencyjnym”. Oferty pakietów konferencyjnych Organizator zamieszcza na stronie www.prwsamorzadzie.pl
  3. Organizator roześle drogą elektroniczną informację o organizowanej Konferencji. Wraz z informacją o Konferencji Organizator wyśle komunikat dotyczący rejestracji na stronie www. prwsamorządzie.pl
  4. Formalne zgłoszenie i potwierdzenie udziału w Konferencji dokonuje się poprzez opłacenie kosztów uczestnictwa w Konferencji zgodnie z wybranym pakietem.

III. Rezygnacje

Organizator dopuszcza możliwość rezygnacji z udziału w Konferencji po dokonaniu rejestracji Uczestników oraz opłaceniu kosztów uczestnictwa. Oświadczenie o rezygnacji z udziału w Konferencji należy zgłosić Organizatorowi w formie pisemnej lub  wiadomością e-mail na adres biuro@prwsamorzadzie.pl Zgłaszając rezygnację Uczestnicy akceptują następujące zasady:

  1. w sytuacji gdy rezygnacja zostanie złożona w terminie do dnia 01.05.2022 r. organizator zwraca 100% opłaty wniesionej tytułem kosztów uczestnictwa w Konferencji;
  2. w sytuacji gdy rezygnacja zostanie złożona pomiędzy dniami 2 a 15 maja organizator zwraca 50% opłaty wniesionej tytułem kosztów uczestnictwa w Konferencji;
  3. w sytuacji gdy rezygnacja zostanie z złożona po dniu 16.05.2022 r. lub zgłoszony Uczestnik nie przybędzie na Konferencję opłaty wniesionej tytułem kosztów uczestnictwa w Konferencji nie podlega zwrotowi.

IV. Zmiana terminu konferencji w sytuacjach nadzwyczajnych związanych ze stanem pandemii COVID-19.

  1. W związku z obowiązującym w dniu publikacji niniejszego Regulaminu Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 491 z późn. zm) w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 jak również dynamicznie zmieniającą się sytuacją prawną oraz możliwymi decyzjami władz Państwa w zakresie możliwości organizacji Konferencji, Organizator informuje, że jeżeli wprowadzone przez władze Państwa restrykcje uniemożliwią organizację Konferencji w podanym w Ptk I ust. 4 niniejszego Regulaminu terminie, termin Konferencji zostanie przesunięty w czasie.
  2. O nowym terminie konferencji Uczestnicy zawiadomieni zostaną indywidulanie oraz poprzez zamieszczenie informacji na stronie www.prwsamorzadzie.pl
  3. Zmian terminu konferencji z przyczyn opisanych powyżej nie uprawnia Uczestników do złożenia rezygnacji z udziału w Konferencji.
  4. W sytuacji gdy Konferencja z przyczyn opisanych w ust. 1 nie odbędzie się w podanym w Ptk I ust. 4 niniejszego Regulaminu terminie Organizator wystawi oraz przekaże zgłoszonym Uczestnikom vouchery wystawione zgodnie z zamówionymi „pakietami Konferencji” uprawniające do uczestnictwa w Konferencji w nowym terminie organizacji Konferencji.
  5. Organizator dopuszcza zmianę zgłoszonego Uczestnika Konferencji, w sytuacji gdy uczestnik ten w dniu konferencji pozostawać będzie w izolacji w związku z zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub nałożona zostanie na niego przez Organy Inspekcji Sanitarnej kwarantanna. O zmianie osoby uczestnika należy poinformować Organizatora niezwłocznie po pozyskaniu tej informacji.
  6. Organizator zastrzega możliwość zmiany osób prelegentów Konferencji w sytuacji gdy pierwotnie zaplanowani prelegenci w dniu rozpoczęcia Konferencji pozostawać będą w izolacji w związku z zakażeniem wirusem SARS-CoV-2 lub nałożona zostanie na nich zostanie przez Organy Inspekcji Sanitarnej kwarantanna.

V. Dane osobowe

  1. Dane osobowe Uczestników pozyskane przez Organizatora w procesie rejestracji oraz w związku z organizacją Konferencji będą przez Organizatora przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i odbycia konferencji. Wypełnienie i przesłanie Organizatorowi formularza  rejestracji  jest jednoznaczne z udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w tym formularzu zawartych. .
  2. Administratorem danych osobowych Uczestników jest GRUPA PRC HOLDING Sp. z o.o.  z siedzibą w Katowicach przy ul. Chłodnej 2.  Kontakt z Administratorem danych osobowych odbywa się pod adresem e-mail: biuro@prc.pl Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji Konferencji. Dane osobowe będą przechowywane do czasu zakończenia Konferencji oraz przez okres jednego roku po jej zakończeniu. Podanie danych jest dobrowolne  jednakże ich niepodanie skutkować będzie odmową rejestracji Uczestnika. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym odbiorom: Hotel (w celach zameldowania i pobytu) Inicjatorzy Konferencji, Partnerzy Konferencji oraz inne podmioty zaangażowane w organizację Konferencji.  Administrator danych, zapewnia prawo dostępu do przekazanych danych, ich  sprostowania. Administrator nie odmówi żądani ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Uczestnik może także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody, przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób automatyzowany, działania). Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych poza teren Unii Europejskiej lub organizacji międzynarodowej.

VI. Postanowienia końcowe

  1. Uczestnicy Konferencji wyrażają Organizatorowi zgodę na wykorzystanie w materiałach promocyjnych Konferencji dokumentacji zdjęciowej oraz nagrań audio i  wizualnych w celach promocji Konferencji w latach przyszłych.
  2. Wypełnienie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z zaakceptowaniem Regulaminu Konferencji.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu oraz „Programu Konferencji”, bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji prawnych i finansowych w stosunku do uczestników Konferencji.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem decyduje organizator Konferencji.